Система электронного документооборота (ЭДО) – это информационная система, предназначенная для обмена, хранения и обработки документов в электронной форме. Она позволяет организовать эффективное взаимодействие между участниками бизнес-процессов, упростить и ускорить процессы обработки документов, а также повысить безопасность и надежность хранения информации.
Система ЭДО включает в себя следующие основные функции:
-
Создание и отправка документов в электронной форме. Пользователи могут создавать различные типы документов, такие как счета, договоры, акты выполненных работ и т.д., и отправлять их электронным путем.
-
Электронная подпись. Система позволяет использовать электронные подписи для обеспечения юридической значимости и подлинности электронных документов.
-
Обмен документами. Система обеспечивает передачу документов между участниками бизнес-процессов, включая отправку, получение и хранение документов.
-
Хранение и архивирование документов. Система позволяет хранить и архивировать электронные документы, обеспечивая доступ к ним в любое время.
-
Управление рабочим процессом. Система позволяет автоматизировать рабочие процессы, связанные с обработкой документов, например, уведомления о получении, согласование и утверждение документов.
-
Мониторинг и отчетность. Система предоставляет возможность отслеживать статус документов, контролировать сроки их обработки, а также генерировать отчеты о выполнении бизнес-процессов.
Система электронного документооборота позволяет существенно упростить и ускорить процессы работы с документами, снизить затраты на их обработку и хранение, а также повысить надежность и безопасность обмена информацией.